Bryte fra hverandre tekst ved hjelp av Excel: 7 trinn (med bilder)

2024 Forfatter: John Day | [email protected]. Sist endret: 2024-01-30 11:26

Denne instruksen viser deg hvordan du bryter fra hverandre (i datamaskinlingo, parse) tekst ved hjelp av Excel. Den instruerbare vil introdusere deg for noen av teksthåndteringskommandoene i Excel. Denne instruksen vil være basert på Excel 2007, men vil fungere i alle nyere versjoner av programvaren. Teknikken kan brukes på et bredt spekter av data.

Trinn 1: Lag listen over navn

Skriv inn kolonneoverskriftens navn i celle A1. Lister vil ofte ha navn i skjemaet Sist, først. Skriv inn noen navn å jobbe med. I datalingo kalles en gruppe teksttegn som navnene våre her en streng.

Trinn 2: Klipp ut ekstra mellomrom

Mange ganger har lister fra dataprogrammer eller kopiert fra websider ekstra mellomrom. Excel har en funksjon som kalles TRIM som fjerner ekstra mellomrom; hvis det er to eller flere mellomrom i midten av en streng, tar Excel alle unntatt én, og hvis det er flere mellomrom på slutten av strengen, fjerner Excel dem alle. For å bruke funksjonen, skriv inn overskriften TRIMMED i celle B1, og skriv deretter inn formelen = TRIM (A2). For å vise hvordan funksjonen fungerer, merk på bildet at jeg la til mellomrom foran fornavnet, Jane. TRIM -funksjonen fjerner alle ekstra mellomrom.

Trinn 3: Finn tegnet som avgrenser

For å skille etternavn og fornavn i forskjellige celler, må vi finne noe som deler de to delene (i datalingo kalles dette en skilletegn); i vårt tilfelle her er det et komma. For å gjøre dette vil vi bruke strengfunksjonene i Excel. I celle C1 skriver du inn overskriften Komma og i celle C2 skriver du inn formelen: = FIND (",", B2). På engelsk betyr denne formelen Søk i celle B2 og finn ut hvor komma er. Når du trykker enter, returnerer celle C2 tallet 6 (hvis navnet i celle B2 er Smith, Jane) som er plasseringen til kommaet i strengen. Vi utfører funksjonen på det trimmede navnet.

Trinn 4: Finne fornavnet

Nå er det på tide å finne fornavnet. For å gjøre dette, vil vi bruke en funksjon som kalles MID, som brukes til å trekke ut deler av en streng fra MIDdle i strengen. Skriv inn overskriften F_Name i celle D1. Hvor begynner fornavnet? Siden vi vet at kommaet er i posisjon 6 (tallet returnert i komma -kolonnen) og det er ett mellomrom (husk, vi har trimmet strengen) må fornavnet starte to posisjoner forbi kommaet (en for mellomrommet etter, deretter en til for den første bokstaven i fornavnet). I celle D2 skriver du inn formelen = MID (B2, C2+2, 100) og trykker enter. Du burde se Jane i cellen. Slik vil formelen bli oversatt til engelsk: Ta strengen i celle B2, start 2 tegn forbi kommaet, og trekk av 100 tegn. Ved å fortelle Excel om å ta 100 tegn sier vi at du tar alt fra tegn 8 til slutten av strengen; om det er 1 tegn eller 100 Excel får alt.

Trinn 5: Finne etternavnet

Nå til etternavnet. Denne gangen vil vi bruke LEFT -funksjonen, som trekker tekst fra venstre side av strengen (genialt navn, eh?). Skriv inn overskriften L_Name i celle E1. Så hvor slutter etternavnet? Vi vet at komma er i posisjon seks i dette eksemplet, så etternavnet må ende 1 tegn før det. Skriv inn formelen = VENSTRE (B2, C2-1) i celle E2 og trykk enter. Du burde se Smith. Oversatt formelen sier: Ta tallet i celle C2 og trekk fra 1; ta så mange tegn fra venstre side av strengen i celle B2.

Trinn 6: Kopier formlene

Kopier de hardbygde formlene dine for å behandle resten av navnene ved å markere Celler B2 til E2. Du vil legge merke til at det er en liten svart boks i nedre høyre hjørne av utvalget. Hold nede venstre museknapp, velg den lille svarte boksen og dra nedover (når musen holder musepekeren over riktig sted, blir den til et "plusstegn"). Hold nede venstre museknapp og dra ned til du kommer til den siste rekken med navn på listen og slipper venstre museknapp.

Trinn 7: Fullfør

Nå vil du ikke ha formler, du vil ha navn. Vi er nesten ferdige. Marker cellene D2 til og med E6. Klikk på høyre museknapp inne i det markerte området. Grensen bør endres til en bevegelig stiplet linje. Velg Kopier fra hurtigmenyen. Høyre mus igjen inne i det markerte området, men denne gangen velger du Lim inn spesial. Klikk på alternativknappen Verdier, og velg OK. Sjekk hvilken som helst celle som hadde en formel (som D2 eller E5); formelen burde vært erstattet av formelens resultat. Klikk på A øverst i kolonne A, og hold nede venstre museknapp, dra til kolonne C. Høyre mus i det markerte området og velg Slett; du vil stå igjen med listen over navn med for- og etternavn i forskjellige kolonner. Dette er en fleksibel teknikk som du kan bruke i mange situasjoner. Ha det gøy!