Lag en PDF -fil: 5 trinn

2024 Forfatter: John Day | [email protected]. Sist endret: 2024-01-30 11:26

I vår tid bruker vi datamaskinvare mer enn noen tror. Vi sender meldinger, overfører dokumenter og presenterer ideer fra tusenvis av miles fra vår tiltenkte plassering på et øyeblikk. Den vanligste av disse, elektroniske dokumenter, er en avgjørende del av både privatlivet og næringslivet. Og med så mange dokumenter som beveger seg over hele verden, er det mange forskjellige formater som de kan presenteres i, med respekt. Men denne overfloden av filformater kan være skremmende for noen. Det mest skremmende, Adobe® PDF -filformatet, ser ut til å slå den største frykten for mange databrukere i dag. Vær ikke redd for den gigantiske PDF -filen lenger, for frelsen har kommet. I denne instruksen vil jeg vise dere alle hvordan du enkelt og raskt kan lage en PDF -fil. Jeg vil også gå i detalj tidlig om hva PDF -filer er, og hva de er i stand til. Først er det imidlertid noen få viktige ting du trenger før du går videre: 1. En datamaskin (det samme som du bruker for å se denne instruksjonsboken) 2. Adobe Reader (detaljer senere) 3. Microsoft Word, Open Office, etc. (egentlig ethvert dokumentredigeringsprogram som er i stand til å endre fonter, farger, sette inn bilder, etc.) 4. Rikelig tid til å lese gjennom hele Instructable (selv om dette er en ganske enkel prosess, ville det være i beste interesse hvis du bare kunne sitte og lese gjennom dette, og ikke trenger å bekymre deg for andre distraksjoner;)* MERK* Denne instruksen går inn på veldig kort detalj om alle aspektene ved PDF -filer. Den inneholder også VELDIG grunnleggende informasjon, som de av dere som er mer erfarne kan synes er litt FOR grunnleggende … men ikke desto mindre skraper den bare over overflaten av muligheten til PDF -filer. Vær også snill å kommentere, siden dette for øyeblikket er min eneste publiserte Instructable (positiv tilbakemelding).* ENNN MER MERK* Ja, du kan lage PDF -filer direkte i Open Office, dokumentpakken som jeg har gitt informasjon om. Det er en knapp i den øverste verktøylinjen som bruker denne funksjonen. MEN-Jeg har laget denne instruksjonsboken for å vise metoder for å lage PDF-filer hvis du IKKE har Open Office. Ja det er gratis, og det er ikke så stor avtale, men hvorfor laste ned Open Office BARE for å lage PDF -filer? Det er derfor jeg har gitt en metode for de som bruker Word, etc.

Trinn 1: Hva er PDF -filformatet?

Så, hva er en PDF -fil? PDF står for Portable Document Format, og var et filformat opprettet av Adobe Systems Incorporated i 1993. Det ble opprinnelig opprettet for dokumentutveksling, som som jeg nevnte tidligere er en av de vanligste oppgavene for databrukere i dag. PDF -filer er i stand til fantastiske ting: de kan opprettholde alle originale aspekter av et dokument, for eksempel fonter, farger, bakgrunner, bilder, etc. Hva dette betyr er at uansett hvilket program de ble laget i, alt som var i det dokumentet når den ble opprettet av deg, forblir nøyaktig den samme når den kommer ut som en PDF -fil. Et eksempel? Si at jeg endrer størrelsen på teksten min i et Word -dokument til 18 i stedet for 12, og jeg plasserer et bilde i nedre venstre hjørne. Når jeg konverterer den til en PDF, vil den se akkurat slik ut (se bildeeksempler nedenfor) når jeg ser den. Dette er spesielt nyttig for folk som ikke ønsker å gå frem og tilbake fra program til program som prøver å få filen eller dokumentet til å fungere med andre programmer. Det kan bli et skikkelig problem, å måtte konvertere filen fra et Word -dokument, til en JPEG, til kanskje en PNG, etc. Men PDF -filer eliminerer behovet for en slik ulykke. For å si det rett ut: ett filformat passer bra, egentlig ikke. Du trenger fortsatt en PDF -leser for å se PDF -filer, men de er i stand til å holde alt konsistent fra det originale dokumentet. Mange selskaper bruker PDF -filer for mange forskjellige applikasjoner. Mange programvareoverføringer som er tilgjengelige på Internett, har for eksempel en Readme -fil som forteller deg hva programmet gjør. Selv om de ofte blir ignorert, er disse Readmes vanligvis i PDF -format. Et annet eksempel kan være utdanningsstyrer eller organisasjoner. Noen av dem vil legge renoverings- eller omdisponeringsplaner til PDF -filer, hvorfra styremedlemmer eller samfunnsmedlemmer kan laste dem ned og se planen selv. PDF -filer har virkelig uendelige bruksområder i vår moderne verden.

Trinn 2: Programvare som trengs for dette prosjektet

For å komme i gang med å lage PDF -filer trenger du lett tilgjengelig programvare og noen grunnleggende datakunnskaper. Nedenfor har jeg gitt en liste over det som trengs, og koblingene og instruksjonene for å skaffe slike ting: 1. Adobe Reader PDF Reading Software - Dette er KRUSIAL. Dette programmet er den velkjente ryggraden i PDF -kroppen din. Den ble utviklet av Adobe Systems i 1993, og har siden blitt brukt til å lese PDF -filer. Det lar deg lese alle PDF -filer du oppretter, så vel som andre som du kan og vil støte på i fremtiden. Det er helt gratis, og kan lastes ned på: https://www.adobe.com/I bildet nedenfor har jeg vist lenken for å klikke for nedlasting, samt flere andre bilder som beskriver resten av prosessen.2. Primo PDF - Dette er også et annet gratis program som kan lastes ned for personlig bruk. Dette er programmet som skal installeres for å konvertere Word -dokumenter osv. Til PDF -filer. Igjen, her er lenken til nettstedet deres, og jeg har også gitt bilder nedenfor av nedlastings-/installasjonsprosessen: https://www.primopdf.com/3. Enhver grunnleggende dokumentredigerer - Et eksempel på dette vil være Microsoft Office Word. Det er egentlig et hvilket som helst program som har muligheten til å redigere dokumenter og endre egenskaper som skrift, farger, legge til bilder, etc. Mange av dere vil allerede ha Word, men for de som ikke gjør det, kan du få et gratis program med åpen kildekode kalt Open Office i stedet for det. Open Office er en helt gratis dokumentredigeringspakke som ser ut og fungerer på samme måte som Microsoft Word, men uten prislappen på over $ 100. Jeg gir lenken og bildene:

Trinn 3: Lag et Word/Open Office -dokument

Ok. La oss komme i gang. Det første vi må gjøre er å lage et nytt dokument. Fordi Open Office er programvarepakken som jeg nevnte OG ga en lenke til, kommer jeg til å dekke det i dette trinnet. Jeg vil IKKE gå over hvordan du gjør dette i Word, fordi folk som eier det, bør vite hvordan de skal utføre disse oppgavene. Det første du vil gjøre er å åpne Open Office (haha …). Hvis dette er første gang du åpner programmet, blir du guidet gjennom det korte oppsettet med en veiviser. Det vil be deg om for- og etternavn (for dokumenter), samt om du vil registrere deg eller ikke. Se bildene nedenfor for hvordan veiviseren ser ut. Etter at du er ferdig med å sette opp, vil du bli vist en skjerm som gir deg flere forskjellige alternativer. Den vil spørre deg om du vil lage en ny presentasjon, regneark, tekst, database, tegning eller formeldokument. Alt du trenger å gjøre er å klikke på "Tekstdokument" -knappen for å lage en ny. Når det nye tomme dokumentet åpnes, er det et par ting du bør se etter og være kjent med før vi begynner. Den første er den øverste linjen. Dette er linjen som sier File, Edit, View, Insert, Format, etc. Klikk på File, se deretter nedover listen for Lagre som …, og klikk på den. Når et vindu dukker opp, velger du en plassering for å lagre dokumentet. Det første veldig viktige du kan gjøre er å velge et filformat fra rullegardinlisten nederst i vinduet. Denne listen ligger rett under "Filnavn". Det flotte med Open Office er at du kan lagre dokumentene dine som Microsoft Office Word -dokumenter, vanlige Open Office -dokumenter eller et hvilket som helst annet filformat i den lange listen. Det du vil klikke på er "Microsoft Word 97/2000/XP (.doc)" -formatet. Dette lar deg åpne dokumentet på en hvilken som helst datamaskin som har Word ELLER Open Office. Velg også et filnavn, og klikk på Lagre. Du vil sannsynligvis få en popup -boks som sier noe slikt: "Dette dokumentet kan inneholde formatering og innhold som ikke kan lagres i Microsoft Word 97/2000/XP filformat. Vil du lagre uansett? " Jeg har et bilde av dette nedenfor. Sjansen er stor for at du ikke vil gjøre noe vesentlig annerledes enn Word, så fortsett og klikk "Hold deg oppdatert". Visst, du kan lagre dokumentet i ODF -format, men det fungerer bare med Open Office, og vi vil forbli kompatible. Så med det nye dokumentet lagret, fortsett og bli kreativ! Målet med denne instruksjonsboken var å vise folk hvordan de lager PDF -filer. PDF -filer, som jeg har vist, kan beholde alle egenskapene sine fra originaldokumentet. Skriv, endre fonter, farger, legg til bilder, uansett! I forbindelse med denne demonstrasjonen har jeg laget et dokument som er vist nedenfor som inneholder mange forskjellige fonter, farger og noen få bilder. Jeg skal ikke gå over hvordan du bruker Open Office i denne instruksjonsboken, så hvis du aldri har brukt det eller noe lignende, er det beste alternativet å prøve å finne ut noen ting selv. Når du har opprettet villdokumentet, klikker du på Fil og klikker på Lagre. Når dokumentet er lagret, går det videre til neste trinn.

Trinn 4: Eksportere dokumentet som en PDF

Ok. Så langt har du lastet ned Open Office, lært hvordan du lagrer i forskjellige filformater, og opprettet et dokument som skal vise et mangfold av farger/skrifttyper/tekststørrelser. Dette vil hjelpe deg med å vise hvordan PDF -filer kan bevare alle aspektene ved et dokument. Nå er det på tide å lage selve PDF -filen. Lagre dokumentet en gang til for godt mål, og klikk på Fil igjen. Denne gangen, se nedover listen for Skriv ut. Jeg vet jeg vet. "Hvor i all verden går han med dette?" sier du kanskje, men bare vent og se. Fortsett og klikk på Skriv ut, og du bør få en eske som ser ut som den nedenfor. I utskriftsvinduet er det aller første du ser en rullegardinboks som sier *sett inn noe her *. Grunnen til at jeg sier dette er fordi du kanskje har skrivere og faksmaskiner installert, men det har jeg ikke. Hva boksen sier vil variere fra person til person. Min spesielt sier Adobe PDF. Dette er en helt annen PDF -omformer som jeg ikke kommer til å gå inn på i det hele tatt, fordi den kom med Adobe Acrobat, som ble kjøpt. Klikk i stedet på rullegardinpilen, og velg PrimoPDF. Når du har gjort dette, klikker du OK. Etter et par sekunder åpnes PrimoPDF (bildet nedenfor). På toppen av programmet vil du legge merke til forskjellige alternativer og innstillinger for å lage PDF -filer, for eksempel Screen, Print, eBook, etc. Utskriftsalternativet er for eksempel en gruppe innstillinger som optimaliserer PDF -filen for utskrift. Fordi vi ikke vil skrive ut dette, holder vi oss til skjermalternativet. Dette optimaliserer PDF -filen din for visning på en datamaskin. Klikk på de tre punktene ved siden av "Lagre som" -linjen for å endre filnavnet. Sørg også for at Post Process er satt til Åpne PDF. Dette åpner PDF -filen din når den er opprettet. Når du er klar, klikker du på "Lag PDF".

Trinn 5: Visning av den nyopprettede PDF -filen

Etter at du har klikket på "Opprett PDF", vil PrimoPDF lukkes, og Adobe Reader åpnes automatisk. Hvis dette er første gang du åpner Adobe Reader, blir du bedt om å godta lisensavtalen. Bare klikk på Godta, og WALLAH !!!! Den nye PDF -filen din skal åpnes i Adobe Reader. Hvis den åpnes, har du opprettet en ny Adobe PDF -fil! Hvis du sammenligner de to dokumentene side om side, bør de se helt like ut, lagre en eller to farger (bildet nedenfor). Så til slutt sier jeg gratulerer! På noen få trinn har du gått fra et enkelt Open Office/Word -dokument til en Adobe PDF -fil. Nå kan du være en teknologitrender med din kunnskap om å lage PDF -filer. Denne metoden kan også brukes på alle andre programmer med en utskriftsfunksjon, for eksempel Adobe Photoshop, de fleste nettlesere osv. Jeg håper du synes at denne instruksjonen var nyttig, og jeg vil sette pris på alle positive tilbakemeldinger som noen kan tilby. Takk igjen, og vi sees neste gang.

Førstepremie i brennende spørsmål: Runde 7