Slik laster du opp og gir nytt navn til dokumenter i et Office 365 SharePoint -bibliotek: 8 trinn

2024 Forfatter: John Day | [email protected]. Sist endret: 2024-01-30 11:24

I denne instruksjonen lærer du hvordan du laster opp og gir nytt navn til dokumenter i et Office 365 SharePoint -bibliotek. Denne instruksen er laget spesielt for mitt arbeidssted, men den kan enkelt overføres til andre virksomheter for alle som bruker SharePoint -biblioteker.

Nødvendig rekvisita:

• Datamaskin, bærbar PC eller nettbrett.
• SharePoint -programvare.
• Laste opp og redigere tillatelser i SharePoint -biblioteket.

Ansvarsfraskrivelse: Ingen sikkerhetstiltak er nødvendig.

Trinn 1: Velge biblioteket

Innenfor forskningsarbeidsgruppen er det viktig å finne ut hvilket bibliotek dokumentet må lagres i. Hvis det er en analytikerapport fra en bank eller et offentlig selskap, dokumenter som; SEC -arkivering, pressemelding eller transkripsjon, den bør lagres i Wall Street Research and Public Company Documents. Hvis det er en artikkel fra et blad, medisinsk tidsskrift eller nettpublikasjoner som; Wall Street Journal, New York Times, American Hospital Association eller American Seniors Housing Association, den bør lagres i Publications -biblioteket. Du kan finne bibliotekene som er oppført til venstre på sidelinjen på arbeidsgruppens hjemmeside. Når du har bestemt riktig bibliotek, må du klikke på biblioteket for å åpne det.

Trinn 2: Rask opplasting av dokumenter til publikasjonsbiblioteket

*Hvis du laster opp dokumenter til Wall Street Research and Public Company Documents Library, hopper du over dette trinnet og refererer til trinn 3.

For Publikasjonsbiblioteket, åpne biblioteket ved å klikke på koblingen Publikasjoner i sidefeltet i det første trinnet. Derfra velger du dokumentene du vil laste opp, og drar dem til biblioteket. For å sikre at du laster opp dokumentet (e) til riktig sted, bør skjermen vises som vist på skjermbildet ovenfor når du drar dokumentet / dokumentene inn i arbeidsgruppen. Biblioteket skal være nedtonet, og du skal se et ikonbilde for dokumentet (er) (word, PDF eller PowerPoint) med ordkopien på skjermen.

Når det er vist kan du slippe dokumentet (e) i biblioteket og gå videre til trinn 5.

Trinn 3: Velge internt bibliotek for å laste opp Wall Street Research og offentlige firmadokumenter

*Hvis du bare laster opp dokumenter til publikasjonsbiblioteket, hopper du over dette trinnet og fortsetter til trinn 5.

For biblioteket Wall Street Research and Public Company Documents er prosessen litt mer komplisert. Du må finne det interne biblioteket merket med tilsvarende år for dokumentet / dokumentene.

Velg biblioteket som vist i trinn ett. Deretter må du klikke på ellipsene ved siden av de siste artiklene og utgivelsene. Dette vil vise en liste over alternativer. Du må velge Alle dokumentsett. Dette åpner en annen liste med alternativer. Velg det tilsvarende året for dokumentet fra listen over alternativer. I skjermbildet ovenfor har vi brukt året 2017.

Trinn 4: Dra og slipp dokumenter inn i Wall Street Research and Public Company Documents Library

Som vist i trinn 2, for Publications -biblioteket, må du dra dokumentet / dokumentene inn i det tilsvarende biblioteket. I dette tilfellet vil det være biblioteket for 2017. For å sikre at du laster opp dokumentet (e) til riktig sted, bør skjermen vises som vist på skjermbildet ovenfor når du drar dokumentet (e) inn i arbeidsgruppen. Biblioteket bør være nedtonet, og du bør se et ikonbilde for dokumentet (e) (word, PDF eller PowerPoint), men denne gangen med ordet flytte på skjermen.

Når det er vist kan du slippe dokumentet (e) i biblioteket og gå videre til trinn 5.

Trinn 5: Velge Hurtigredigering for å gi nytt navn til dokumenter

Det er to måter å gi dokumentene et nytt navn i et SharePoint -bibliotek. I dette tilfellet bruker vi Quick Edit -versjonen. For å finne alternativet Hurtigredigering må du klikke på Bibliotek i båndet øverst på siden og deretter klikke på Hurtigredigering. Når du har klikket på Quick Edit, vil biblioteket ligne utseendet på et Excel -regneark som vist på skjermbildet ovenfor.

Fyll ut informasjonen i de markerte delene vist på skjermbildet ovenfor. Delene som må fylles ut varierer avhengig av hvilket bibliotek du oppdaterer. Når du har fylt ut nødvendig informasjon, må du klikke på ordet STOP over kolonnene for å stoppe den raske redigeringsprosessen.

Publikasjoner

• Forlegger*
• Navn (Dokumentets tittel)
• Dato publisert (MM/DD/ÅÅÅÅ)
• Rapport type*
• Rapportemne*

Wall Street Research og offentlige selskapsdokumenter

• Navn (Dokumentets tittel)
• Utgivere*
• Ticker* (aksjekort, ikke alltid aktuelt)
• Dato publisert* (MM/DD/ÅÅÅÅ)
• Rapport type*
• Rapportemne*
• Hovedforfatter*

Vær oppmerksom på at stjernene som er angitt i listene ovenfor refererer til metadata. For den delen med en stjerne er metadata tilgjengelig. Du trenger bare å begynne å skrive inn et ord, og valgene dine fylles ut automatisk. Du vil ikke kunne legge til dine egne ord i denne delen. Ta kontakt med noen som har tilgang til Data Term Store hvis noe må legges til.

Trinn 6: Kontroller det endelige produktet

Når du har gitt dokumentet (e) nytt navn og fylt ut alle de relevante seksjonene, må du sjekke inn dokumentet (e) slik at andre kan se dokumentet. Hvis du ser på dokumentet, vil du merke at ikonet som viser om det er et PDF-, Word- eller PowerPoing -dokument, viser en grønn pil. Dette betyr at du bare er en som kan se dokumentet for øyeblikket. Når du har sjekket det inn, vil andre kunne se dokumentet.

Du må først velge dokumentet (e) ved å klikke ved siden av dokumentet som vist i skjermdumpeksemplet ovenfor. Dette vil sette en hake ved siden av dokumentet (e). Når denne markeringen er ved siden av dokumentet (e), må du gå til båndet øverst på siden igjen og klikke på Filer. Derfra klikker du på Sjekk inn. Dette vil sjekke inn dokumentet (e) slik at andre kan se det / de endelige dokumentene. En hvit boks vil dukke opp og spørre om du vil beholde utsjekking etter at du har sjekket inn dokumentet. Bare klikk ok for å fullføre prosessen.

Trinn 7: Det endelige produktet - Publikasjonsbibliotek

Denne videoen viser deg alle trinnene for å laste opp og gi nytt navn til dokumentene i Office 365s versjon av SharePoint for Publications -biblioteket.

Trinn 8: Sluttproduktet - Wall Street Research and Public Company Documents Library

Denne videoen viser deg alle trinnene for å laste opp og gi nytt navn til dokumentene i Office 365s versjon av SharePoint for biblioteket Wall Street Research and Public Company Documents.